A CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO tem a missão de estar presente juntoaos administradores públicos municipais, auxiliando-os no desempenho de suas funções e para isso exercer o controle financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial das entidades da Administração Direta ou Indireta, conforme preconiza a Constituição Federal de 1988, Lei Federal 4.320 de 1964, a Lei Federal 14133 de 2021 (Lei de Licitações e Contratos Públicos), a Lei Complementar 101 de 2000 e as Instruções Normativas do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado do Ceará (TCM- CE).
Com a elaboração desta circular espera-se conseguir institucionalizar os procedimentos inerentes ao controle interno impostos pela legislação vigente e normatizar o fluxograma da despesa, buscando atender aos princípios da eficiência, eficácia, economicidade e efetividade. Através da disseminação do conhecimento, fazendo com que exista uma convergência e racionalização das rotinas administrativas executadas pelas entidades e órgãos públicos municipais.
O controle interno exercido nas organizações tem sido a cada dia reconhecido como essencial para o cumprimento dos seus objetivos e metas. Na administração pública não é diferente. O controle tem se institucionalizado para ser efetivamente uma ferramenta de gestão, capaz de contribuir para uma gestão proba, eficiente e no sentido de tornar evidente possíveis más condutas, seja por dolo ou culpa do agente público. O objetivo do Controle Interno em uma organização é resguardá-la, utilizando-se para isso da vigilância, da orientação normativa ou educativa e da correção da atuação administrativa, quando há um distanciamento das normas e boas práticas. O controle interno é essencial para auxiliar o gestor no conhecimento e práticas de procedimentos relevantes para a tomada de decisão.
A disseminação de normativos e práticas de controle interno têm sido reproduzidas no âmbito da administração pública, visando fortalecimento do Órgão, de forma conjugada com os interesses legítimos da gestão, e sobretudo, com a adequação e conformidade legal dos seus atos de gestão.
Tomando por base essa premissa, apresentamos um modelo contendo o fluxograma de despesas e o detalhamento do funcionamento das etapas, conforme o Anexo I.
1ª FASE - MOTIVAÇÃO DA DESPESA
A Motivação da despesa é um documento emitido pelo ordenador que compõe o processo de pagamento, nele constarão os argumentos que embasam a solicitação do objeto. O documento será emitido e encaminhado junto com o anexo I, II ou III, para o setor de controladoria assinado e protocolado pelo responsável.
2ª FASE CONTROLADORIA GERAL
Será realizada a análise sobre a disponibilidade orçamentaria e financeira, levando em conta a necessidade e a finalidade do objeto solicitado. Posteriormente, estando de acordo, a solicitação será encaminhada para o setor de compras para que sejam feitos os tramites necessários, não sendo aprovada/admitida a solicitação, será comunicado ao setor solicitante para que seja providenciada a alteração ou anulação do pedido e arquivado em seguida a solicitação. O prazo para finalização da análise é de 02 dias úteis.
3ª FASE SETOR DE COMPRAS
O setor de compras recebe as solicitações de aquisições de materiais e/ou bens ou prestação de serviços e providenciará a cotação de preços junto aos fornecedores cadastrados, identificando o menor preço, técnica, técnica e preço e a emissão do mapa comparativo com as respectivas cotações.
·Nos casos de solicitações que necessitem de uma nova licitação, serão feitas as cotações e encaminhadas para o setor de licitação.
·Em casos de contratos licitados será emitida a ordem de compra/serviço, coletada as assinaturas e encaminhadas para a contabilidade: em casos de contratação de serviços a despesa será empenhada e liquidada; em aquisições de materiais, a despesa será empenhada e retorna ao setor de compras para ser encaminhada para dar entrada/saída do almoxarifado, que executa a ação e devolve ao setor de compras com o termo de recebimento definitivo anexado, feito isso, o setor encaminha para a contabilidade realizar a liquidação. Todo esse tramite deverá ocorrer dentro do prazo máximo de 05 dias úteis.
4ª FASE CONTABILIDADE
Depois de definida a viabilidade do processo que trata da solicitação de aquisição de bens e/ou prestação de serviço, o setor de compras realiza o encaminhamento do mesmo processo ao setor de contabilidade que irá proceder de acordo com o tipo de despesa.
·Em casos de despesas relacionadas a contratação de serviços a nota fiscal será empenhada e liquidada e posteriormente encaminhada para o setor de Controladoria para análise final.
·Em despesas com aquisições de materiais, a nota fiscal será empenhada e retorna ao setor de compras para ser encaminhada para dar entrada/saída do almoxarifado, que executa a ação e devolve ao setor de compras com o termo de recebimento definitivo anexado, feito isso, o setor reencaminha o processo para a contabilidade fazer a liquidação, em seguida a mesma encaminha o processo para análise final da controladoria. O prazo para o setor contábil realizar o empenho é de no máximo 02 dias úteis, para efetuar a liquidação fica determinado o prazo de 01 dia útil.
5ª FASE RECEBIMENTO DA MERCADORIA E/OU PREST. SERVIÇO
Após a execução do serviço ou entrega do produto, o responsável pela conferência do pedido/compra verifica:
·O recebimento da mercadoria, a fim de detectar possíveis alterações quando do recebimento, tais como danos às mercadorias de forma não estipulada no contrato.
·Confere a Nota Fiscal e outros documentos apensos ao processo, verificando se são idôneos, juntamente com os respectivos empenhos.
·Observação:
Caso tenha alguma alteração ou correção, bem como ausência de informações que norteiam dúvidas quanto à veracidade de dados, a solicitação retorna ao setor de compras para que este, junto ao fornecedor providencie os ajustes necessários para o andamento do processo. O equipamento terá o prazo dia 01 dia útil para cumprir
6ª FASE ATESTO DO PEDIDO
Nesta fase, o gestor de contratos se dirige ao setor de compras, de posse do processo faz uma análise, não havendo restrições, o gestor de contratos atesta a NF. Em situações que ocorram divergências, o gestor de contrato deve relatar formalmente ao setor responsável.
7ª FASE PATRIMÔNIO
O setor recebe da controladoria uma cópia dos seguintes documentos: nota fiscal, ordem de compra, empenho e liquidação, posteriormente o bem será incorporado ao patrimônio e em seguida será feito o tombamento do bem móvel ou imóvel.
8ª FASE TESOURARIA
O processo de pagamento chegará ao setor completo, composto de todos os itens que compõem o checklist com as respectivas assinaturas, apto para pagamento, onde serão realizadas as rotinas que são de sua responsabilidade, e executa o pagamento. Por fim, o processo finalizado será encaminhado à contabilidade para as providências sob sua responsabilidade.
Segue em anexo os modelos de instrumentos a serem utilizados no processo de pagamento.
Sem mais para o presente momento.
REQUISITOS NECESSÁRIOS AO PAGAMENTO MENSALITEMDESCRIÇÃOSN01NOTA FISCAL correspondente ao serviço consignado no relatório mensal da empresa e na declaração de disponibilidade/execução do serviço, atestada
pelo fiscal do contrato;02RELATÓRIO MENSAL descrevendo as ações da consultoria desenvolvidas
durante o mês de execução do serviço e/ou relatório fotográfico.03CERTIDÃO DE REGURALIDADE FISCAL COM AS FAZENDAS; FEDERAL;
ESTADUAL; MUNICIPAL.04CERTIDÃO DE REGURALIDADE COM O FGTS;05CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS TRABALHISTAS.
LICITAÇÃO Nº.CONTRATO Nº.CONTRATADA:OBJETO:PRAZOS:VIGÊNCIA EXECUÇÃO:VALOR GLOBAL:VALOR MENSAL:
ASSINATURA DO FISCAL DE CONTRATO
ANEXO II
LICITAÇÃO Nº.CONTRATO Nº.CONVÊNIO:CONTRATADA:OBJETO:PRAZOS:VIGÊNCIA EXECUÇÃO:
REQUISITOS NECESSÁRIOS AO PAGAMENTOITEMDESCRIÇÃOSN01NOTA FISCAL correspondente a mercadoria solicitada na ordem de compra e entregue em conformidade, atestada pelo fiscal do contrato e/ou
responsável pelo almoxarifado;02ORDEM DE COMPRA, cópia da OC assinada pelo Secretário e Chefe de
compras;03RELATÓRIO COMPROBATÓRIO deverá conter relatório e/ou assinatura dos
participantes e relatório fotográfico.04ESPELHO DE ENTRADA/SAIDA DO ALMOXARIFADO documento emitido pelo sistema de controle interno/almoxarifado, após o recebimento e conferência da mercadoria. Deverá estar assinado pelo almoxarife e/ou fiscal
de contrato;05CERTIDÃO DE REGURALIDADE FISCAL COM AS FAZENDAS; FEDERAL;
ESTADUAL; MUNICIPAL.06CERTIDÃO DE REGURALIDADE COM O FGTS;07CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS TRABALHISTAS.
No momento do recebimento dos bens, a conferência é feita de forma padronizada: ordem de compra, empenho, nota fiscal e produtos;
E estes foram recebidos e conferidos e estão em conformidade como que foi solicitado e contratado.
Assinatura do Fiscal do Contrato
ANEXO III
LICITAÇÃO Nº.CONTRATO Nº.CONVÊNIO:CONTRATADA:OBJETO:PRAZOS:VIGÊNCIA EXECUÇÃO:
REQUISITOS NECESSÁRIOS AO PAGAMENTOITEMDESCRIÇÃOSN01NOTA FISCAL correspondente a mercadoria solicitada na ordem de compra e entregue em conformidade, atestada pelo fiscal do contrato e/ou
responsável pelo almoxarifado;02ORDEM DE COMPRA, cópia da OC assinada pelo Secretário e Chefe de
compras;03ESPELHO DE ENTRADA/SAIDA DO ALMOXARIFADO documento emitido pelo sistema de controle interno, após o recebimento e conferência da
mercadoria. Deverá estar assinado pelo almoxarife e/ou fiscal de contrato;04NÚMERO DE TOMBAMENTO – deverá ser anexado o espelho do
tombamento do bem recebido;05CERTIDÃO DE REGURALIDADE FISCAL COM AS FAZENDAS; FEDERAL;
ESTADUAL;
MUNICIPAL.06CERTIDÃO DE REGURALIDADE COM O FGTS;07CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS TRABALHISTAS.
No momento do recebimento dos bens, a conferência é feita de forma padronizada: ordem de compra, empenho, nota fiscal e produtos;
E estes foram recebidos e conferidos e estão em conformidade como que foi solicitado e contratado.
Assinatura do Fiscal do Contrato
SOLICITAÇÃO DE DESPESA Nº 00/2023
São Benedito, xx de xxx de 2023.
Ao Senhor
Controladoria Geral - PMSB
MODALIDADE: RESUMO:
SETOR REQUISITANTE:
Senhor,
Encaminho Solicitação de despesa conforme descrição a seguir:
Especificação de objetoQtde de meses
A presente solicitação tem por finalidade...
FINALIDADE
INFORMAÇÕES FINANCEIRAS E ORÇAMENTÁRIAS
DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIAFONTE DE RECURSOSAGÊNCIA BANCÁRIACONTA BANCÁRIA
Assinatura (Gestor de Contrato) Ciente e de acordo em:
//
Assinatura Ordenador de Despesas
CONTRACAPA DE PROCESSO DE DESPESA PROTOCOLADA DE RECEBIMENTO
SetorFase da DespesaData do RecebimentoAssinaturaSecretariaMotivação da DespesaControladoriaAnálise inicialComprasEmite a ordem de compras/serviçosContabilidadeEmpenhoAlmoxarifadoRecebimento do MaterialContabilidadeLiquidação da DespesaPatrimônioTombamentoControladoriaAnálise finalTesourariaPagamento da DespesaContabilidadeLançamento de pagamento
DADOS DO PROCESSO
CredorObjetoNúmero do empenhoNúmero da NFValor empenhadoValor liquidadoValor PagoIRRFISSINSSValor Líquido